Privacyverklaring

Privacy verklaring

Schooladviesdienst Wassenaar

juli 2022

Versie 3.1

Inhoudsopgave

1. Inleiding. 3

2. Privacy van leerlingen/ouders en medewerkers op scholen. 4

2.1. Administratie. 5

2.2. Onderwijsadvies. 7

2.3. Psychologen en orthopedagogen. 8

2.4. Remedial Teachers. 9

2.5. Voorschoolse Educatie (VE) 10

3. Privacy van medewerkers. 11

4. Privacy van derden. 13

4.1. Sollicitanten. 13

4.2. Extern ingehuurd personeel en/of zzp’ers. 14

5. Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. 15

6. Rechten, klachten en vragen. 16

Rechten. 16

Klachten of vragen. 17

7. Contactgegevens. 17

1. Inleiding

Deze privacyverklaring beschrijft alle verwerkingen van persoonsgegevens die binnen de Schooladviesdienst Wassenaar (SAD) worden uitgevoerd.

Voor vragen over deze verklaring, kunt u contact opnemen per e-mail via privacy@sadwassenaar.nl of telefonisch: (070) 511 8500.

De privacyverklaring is bedoeld als centrale informatiebron voor alle betrokkenen (leerlingen, hun ouders/verzorgers, medewerkers, etc.) en beschrijft welke persoonsgegevens verwerkt worden, waarom die verwerkt worden, op welke rechtsgrond, aan wie die gegevens worden verstrekt en hoelang de gegevens worden bewaard en beschermd.

2. Privacy van leerlingen/ouders en medewerkers op scholen

De algemene doelstelling van de SAD is om kwalitatief goed en goed georganiseerd onderwijs in Wassenaar te ondersteunen. Om deze doelstelling waar te maken is het van belang goed te weten wie de beleidsmakers, directies, leerkrachten, leerlingen en hun ouders zijn, wat zijn of haar talenten en uitdagingen zijn en hoe de SAD gepaste ondersteuning kan bieden.

Om hier een beeld van te krijgen worden – indien aan de orde - persoonsgegevens van deze betrokkenen verzameld en bewaard door de SAD.

In dit hoofdstuk is te lezen om welke verzamelingen dit gaat, waarom die gegevens worden gebruikt, op welke rechtsgrondslag, wie ze gebruikt, aan wie ze worden verstrekt en hoe lang ze worden bewaard.

2.1. Administratie

Voor administratieve processen rondom aanmelding, inschrijving, bekostiging en communicatie worden persoonsgegevens verwerkt van leerlingen en hun ouders en van medewerkers van de scholen die SAD ondersteunt.

A. Leerlingen / ouders

De gegevens die worden verzameld en opgeslagen zijn:

NAW-gegevens
Geboortedatum
School en groep

Doel

Deze gegevens worden verzameld in het kader van:

Administratie van de leerlingenzorg.

Grondslag

Deze gegevens worden verwerkt op basis van de volgende rechtsgrond:

Het uitvoeren van een overeenkomst.

Toegang

Binnen de SAD hebben de volgende type medewerkers toegang tot (een deel van) de gegevens:

directeur
orthopedagogen, RT’ers, psychologen, ingehuurde externen (zzp’ers)
ondersteunend personeel
coördinator AVG

Niet alle rollen hebben tot alle gegevens toegang. Per rol is vastgesteld welke gegevens kunnen worden ingezien en gewijzigd, waarbij is gekeken wat die rol nodig heeft aan gegevens om zijn of haar werkzaamheden uit te kunnen voeren. Gegevens die daarbij niet noodzakelijk zijn, kan die rol ook niet inzien of wijzigen.

Bewaartermijnen

De aanmeldingsgegevens, zoals hierboven gedefinieerd, bewaren wij 2 jaar nadat de dienstverlening aan ouders/leerlingen is afgerond. Omdat er geen wettelijke bewaartermijn geldt, sluit de SAD aan bij de algemene bewaartermijn van 2 jaar zoals deze voor scholen geldt voor het bewaren van leerling dossiers na uitschrijven leerling.

B. medewerkers van scholen

De gegevens die worden verzameld en opgeslagen zijn:

Naam
Functie en school
E-mailadres

Doel

Deze gegevens worden verzameld ten behoeve van:

Communicatie (bijvoorbeeld inschrijving nascholingen en deelname netwerken).

Grondslag

Deze gegevens worden verwerkt op basis van de volgende rechtsgrond:

Het uitvoeren van een overeenkomst.

Toegang

Binnen de SAD hebben de volgende type medewerkers toegang tot (een deel van) de gegevens:

directeur
onderwijsadviseurs, ingehuurde externen (zzp’ers)
ondersteunend personeel
coördinator AVG

Bewaartermijnen

Deze gegevens worden 2 jaar bewaard nadat de desbetreffende ondersteuning aan de leerkracht, directielid of beleidsmaker van een school is afgerond.

2.2. Onderwijsadvies

De SAD verwerkt gegevens van medewerkers van de scholen van het Wassenaars Scholencollectief om deze scholen te kunnen ondersteunen bij het verzorgen van hun onderwijs.

Categorieën persoonsgegevens van medewerkers op scholen

De gegevens die worden verzameld en opgeslagen zijn:

Naam, voornamen, geslacht, geboortedatum, adresgegevens en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens.

Doel

Deze gegevens worden verzameld om:

Leerkrachten, directeuren en IB’ers te ondersteunen in en te adviseren over hun werk.

Grondslag

Deze gegevens worden verwerkt op basis van de volgende rechtsgrond:

Het uitvoeren van een overeenkomst.

Toegang

Binnen de SAD hebben de volgende type medewerkers toegang tot (een deel van) de gegevens:

directeur
onderwijsadviseurs, ingehuurde externen (zzp’ers)
ondersteunend personeel
coördinator AVG

Bewaartermijnen

Deze gegevens worden 2 jaar bewaard nadat de desbetreffende ondersteuning aan de leerkracht, directielid of beleidsmaker van een school is afgerond.

2.3. Psychologen en orthopedagogen

Psychologen en orthopedagogen verwerken gegevens van leerlingen en hun ouders om ondersteuning te kunnen bieden aan leerlingen.

Categorieën persoonsgegevens van leerlingen/ouders

De gegevens die worden verzameld en opgeslagen zijn:

Naam, voornamen, geslacht, geboortedatum, adresgegevens en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens.
Didactische gegevens
Gezondheidsgegevens
Relevante informatie over de thuissituatie
Relevante informatie over de schoolsituatie

Doel

Deze gegevens worden verzameld om:

Psychologische onderzoek te kunnen verrichten.

Het bieden van onderwijsondersteuning.

Het bieden van een sociale vaardigheids- en assertiviteitstraining (De Coole Kikker).

Grondslag

Deze gegevens worden verwerkt op basis van de volgende rechtsgrond:

Uitvoeren van een overeenkomst.

Toegang

Binnen de SAD hebben de volgende type medewerkers toegang tot (een deel van) de gegevens:

orthopedagoog

Psycholoog

Directeur

Coördinator AVG

Uitwisseling

Uitwisseling van deze gegevens vindt alleen plaats met de betreffende school of externe zorgverleners na uitdrukkelijke toestemming van ouders/verzorgers.

Bewaartermijnen

20 jaar op basis van de WGBO als de gegevens vallen onder medisch dossier

Voor verdere informatie over rechten bij inzet psycholoog/orthopedagoog SAD, zie onderstaande link.

SAD | Leerlingenzorg basisschool (sadwassenaar.nl) onder het kopje psychodiagnostisch onderzoek.

2.4. Remedial Teachers

Om passende ondersteuning te kunnen bieden verwerken de remedial teachers gegevens van leerlingen die zij begeleiden.

Categorieën persoonsgegevens van leerlingen / ouders

De gegevens die worden verzameld en opgeslagen zijn:

Naam, voornamen, geslacht, geboortedatum, adresgegevens en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens.
Didactische gegevens
Gezondheidsgegevens
Relevante informatie over de thuissituatie
Relevante informatie over de schoolsituatie

Doel

Deze gegevens worden verzameld om onderwijsondersteuning te kunnen bieden die passend is bij de hulpvraag van de leerling.

Grondslag

Deze gegevens worden verwerkt op basis van de volgende rechtsgrond:

Het uitvoeren van een overeenkomst.

Toegang

Binnen de SAD hebben de volgende type medewerkers toegang tot (een deel van) de gegevens:

Remedial teachers
Directeur
Coördinator AVG

Uitwisseling

Uitwisseling van deze gegevens vindt alleen plaats met de betreffende school of externe zorgverleners na uitdrukkelijke toestemming van ouders/verzorgers.

Bewaartermijnen

5 jaar na afronding van een begeleidingstraject.

2.5. Voorschoolse Educatie (VE)

De SAD werkt ondersteunt de voorschoolse educatie binnen Wassenaar. In dit kader worden gegevens verwerkt van peuters die een VE-indicatie hebben gekregen van JGZ.

Categorieën persoonsgegevens van leerlingen/ouders

De gegevens die worden verzameld en opgeslagen zijn:

Naam, voornamen
Geboortedatum
Postcode

Doel

Deze gegevens worden verzameld om een overzicht door te kunnen sturen naar de aanbieder van VE Norlandia.

Grondslag

Deze gegevens worden verwerkt op basis van de volgende rechtsgrond:

Het uitvoeren van een overeenkomst.

Toegang

Binnen de SAD hebben de volgende type medewerkers toegang tot (een deel van) de gegevens:

Onderwijsadviseur
Directeur
Coördinator AVG

Uitwisseling

De gegevens worden verstrekt aan de volgende externe partijen:

Norlandia
JGZ

Bewaartermijnen

De gegevens worden 2 jaar bewaard nadat de VE is afgerond.

3. Privacy van medewerkers

De SAD verwerkt ook persoonsgegevens van haar medewerkers. Veelal zijn dat gegevens die direct samenhangen met de arbeidsverhouding tussen SAD en een medewerker. De informatie in dit hoofdstuk is ook van toepassing op stagiaires.

In dit hoofdstuk is te lezen om welke verzamelingen dit gaat, waarom die gegevens worden gebruikt, wie ze gebruikt en aan wie ze worden verstrekt.

De gegevens die worden verzameld en opgeslagen zijn:

NAW-gegevens
Contactgegevens (e-mail en telefoon)
BSN
Nationaliteit
Verstrekte VOG
Foto
Geslacht
Geboortedatum
Financiële gegevens nodig voor uitbetaling salarissen
Sollicitatiebrieven en cv’s
Gegevens m.b.t. functioneren en opleidingen
Verzuimgegevens. Deze gegevens worden verzameld en onder andere opgeslagen in een systeem dat door de Arbodienst ter beschikking is gesteld

Doel

Deze gegevens worden verzameld om:

loon te betalen en loonadministratie te voeren.
ons aan de (fiscale) wetgeving te houden.
met onze medewerkers te kunnen communiceren.
personeelsdossiers op te bouwen.
leiding te geven aan onze medewerkers.
scholing/ontwikkeling van medewerkers te bevorderen.
bedrijfsmedisch/bedrijfsmaatschappelijk ondersteuning aan medewerkers aan te bieden.

Grondslag

Deze gegevens worden verwerkt op basis van de volgende rechtsgrond:

wettelijke verplichting
uitvoeren van een (arbeids)overeenkomst
toestemming (foto’s)

Toegang

Binnen de school hebben de volgende type medewerkers toegang tot de gegevens:

Directeur
Administrateur
Secretariaat
Coördinator AVG

Niet alle rollen hebben tot alle gegevens toegang. Per rol is vastgesteld welke gegevens ingezien en gewijzigd kunnen worden, waarbij is gekeken wat die rol nodig heeft aan gegevens om zijn of haar werkzaamheden uit te kunnen voeren. Gegevens die daarbij niet noodzakelijk zijn, kan die rol ook niet inzien of wijzigen.

Uitwisseling

De gegevens worden verstrekt aan de volgende externe partijen:

De belastingdienst op grond van een wettelijke verplichting.
Het pensioenfonds op grond van een wettelijke verplichting.
Het UWV op grond van een wettelijke verplichting.
De arbodienst op grond van een wettelijke verplichting.
Van de Water Meirink belastingen verzorgt voor SAD de salarisadministratie en is in die hoedanigheid verwerker.

Bewaartermijnen

Voor de meeste administratieve gegevens van ons personeel geldt een wettelijke bewaartermijn van 5 of 7 jaar. Als er geen wettelijke bewaartermijn geldt, dan passen wij de vuistregel toe dat gegevens maximaal 2 jaar na de beëindiging van het dienstverband zoals op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens staat.

4. Privacy van derden

In sommige gevallen worden gegevens van derden opgeslagen, die geen leerling, ouder of medewerker zijn. Denk bijvoorbeeld aan sollicitanten en extern ingehuurd personeel.

In dit hoofdstuk is te lezen om welke verzamelingen dit gaat, waarom die gegevens worden gebruikt, wie ze gebruikt en aan wie ze worden verstrekt.

4.1. Sollicitanten

In een sollicitatieproces worden persoonsgegevens verwerkt van sollicitanten. Deze paragraaf beschrijft hoe binnen SAD met deze gegevens wordt omgegaan.

Categorieën persoonsgegevens

De gegevens die worden verzameld en opgeslagen zijn:

Naam, voornamen, geslacht, geboortedatum, adresgegevens en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, waaronder een bankrekeningnummer van de medewerker.
Gegevens over gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages.
Gegevens over de functie waarnaar gesolliciteerd is.
Gegevens over de aard, inhoud van huidige en vorige dienstverbanden en beëindiging van vorige dienstverbanden.
Andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie, die door de sollicitant zijn verstrekt of die hem of haar bekend zijn (testen, assessments, et cetera).
Andere dan de hierboven genoemde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist vanwege de toepassing van een andere wet

Doel

Deze gegevens worden verzameld om:

De geschiktheid van een sollicitant te beoordelen voor een functie die vacant is of kan komen.
De door de sollicitant gemaakte onkosten af te handelen.

De rechtsgrond is gerechtvaardigd belang van SAD om te beoordelen of de sollicitant kan worden aangenomen als medewerker.

Grondslag
Binnen de SAD hebben de volgende type medewerkers toegang tot de gegevens:

De bij de sollicitatie betrokken medewerkers van SAD.

Toegang

Binnen de SAD hebben de volgende type medewerkers toegang tot de gegevens:

Directeur
Secretariaat
De bij de sollicitatie betrokken medewerkers van SAD
Coördinator AVG

Uitwisseling

De gegevens worden verstrekt aan de volgende externe partijen:

Partijen die namens SAD een test of assessment verzorgen. In dat geval worden aan de direct bij de activiteiten betrokken personen slechts die persoonsgegevens verstrekt die noodzakelijk zijn voor de test of het assessment.

Bewaartermijnen

De persoonsgegevens worden verwijderd op een daartoe strekkend verzoek van de sollicitant en in ieder geval uiterlijk vier weken nadat de sollicitatieprocedure is beëindigd, tenzij de persoonsgegevens met toestemming van de sollicitant langer worden bewaard. In dat geval worden zij maximaal 1 jaar bewaard.

4.2. Extern ingehuurd personeel en/of zzp’ers

Soms wordt gebruik gemaakt van extern personeel, om kennis aan te vullen of om opengevallen plekken tijdelijk op te vullen. Om de contracten en inzet af te handelen, worden gegevens in diverse systemen opgeslagen.

Categorieën van persoonsgegevens

De gegevens die worden verzameld en opgeslagen zijn:

Naam, voornamen, geslacht, geboortedatum, adresgegevens en soortgelijke voor communicatie bedoelde gegevens.
Bedrijfsgegevens en bankrekeningnummer van de extern ingehuurde medewerker.
De verstrekte VOG.
De gegevens voor de organisatie en begeleiding van onderwijs.

Doel

Deze gegevens worden verzameld om:

De contractuele en financiële verplichtingen af te handelen die samenhangen met de inhuur.
De ingehuurde in staat te stellen de ICT-middelen en software in te zetten die nodig zijn bij de uitvoer van de werkzaamheden.
De correcte uitvoering van een wettelijke verplichting die samenhangt met de inhuur.

Grondslag

De rechtsgrond voor deze verwerkingen is uitvoeren van een overeenkomst (ovk van opdracht) en wettelijke verplichting.

Toegang

Binnen de SAD hebben de volgende type medewerkers toegang tot de gegevens:

Directeur
Administrateur
Secretariaat
Coördinator AVG

Uitwisseling

Er worden geen gegevens uitgewisseld met externe partijen.

Bewaartermijnen

De persoonsgegevens worden verwijderd zo snel mogelijk na beëindiging van de contractperiode, maar maximaal na 2 jaar, tenzij een wettelijke bepaling anders voorschrijft.

5. Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen

SAD voert in het kader van informatiebeveiligingsbeleid jaarlijks risicoanalyses uit. Op basis hiervan worden maatregelen genomen of aangescherpt om te zorgen dat de beschikbaarheid, juistheid van en rechtmatige toegang tot informatie is geborgd. Het jaarlijks controleren van de genomen maatregelen maakt ook onderdeel uit van dit beleid.

Belangrijke uitgangspunten met betrekking tot de borging van de rechtmatige toegang tot persoonsgegevens oftewel de bescherming van privacy, zijn:

Medewerkers zijn zich bewust van de risico’s met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
Medewerkers zijn op de hoogte van afspraken met betrekking tot de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.
Medewerkers kunnen alleen de persoonsgegevens inzien of bewerken die nodig zijn voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Daarnaast heeft de SAD een protocol voor het melden van datalekken en goede afspraken met betrekking tot informatiebeveiliging met leveranciers die namens de SAD gegevens verwerken.

De SAD vindt het belangrijk dat de afspraken rondom informatiebeveiliging en privacy door alle medewerkers worden nageleefd en uitgedragen. Daarom is er een gedragscode opgesteld waaraan alle medewerkers van de SAD zich dienen te houden.

6. Rechten, klachten en vragen

Rechten

De AVG geeft betrokkenen verschillende rechten. Deze rechten gelden dus voor de ouders en leerlingen, de medewerkers op scholen die de SAD ondersteunt en voor de medewerkers van de SAD. Een betrokkene kan bij de SAD een verzoek doen om van zijn rechten gebruik te maken. Wilt u zo’n verzoek doen? Dan mailt u naar privacy@sadwassenaar.nl. De SAD zal binnen een maand laten weten hoe zij gevolg heeft gegeven aan dit verzoek. Als de SAD langer dan een maand nodig heeft, dan kan zij de termijn met twee maanden verlengen. Hieronder staan de (nieuwe) rechten van betrokkenen uit de AVG opgenoemd en uitgelegd.

De betrokkene heeft:

Recht op inzage. Aan een verzoek om inzage worden in principe geen kosten verbonden. Alleen als er om extra kopieën wordt gevraagd;
Recht op correctie. Bijvoorbeeld als de gegevens niet meer actueel zijn. Vanaf het moment dat de betrokkene het verzoek om correctie heeft ingediend, heeft hij ook recht op beperking
Recht op beperking. Als de SAD een verzoek om beperking honoreert, dan zal de SAD de persoonsgegevens in principe alleen nog maar verwerken met toestemming van de betrokkene. Een betrokkene heeft recht op beperking als:
a. de gegevens volgens betrokkene gecorrigeerd moeten worden (zie vorig bolletje);
b. de verwerking onrechtmatig is, maar de betrokkene niet wil dat de persoonsgegevens worden gewist;
c. de verantwoordelijke de gegevens niet meer nodig heeft, maar de betrokkene deze gegevens nog wel nodig heeft i.v.m. een rechtsvordering;
d. de betrokkene bezwaar heeft gemaakt en in de tussentijd een beperking van de verwerking wenst.
Recht op bezwaar. Indien u bezwaren heeft tegen een verwerking kunt u ons dat laten weten. In dat geval staakt SAD de verwerking van de betreffende persoonsgegevens als deze verwerking is gebaseerd op de grondslag gerechtvaardigd belang en als SAD van oordeel is dat het belang van de bezwaarmaker zwaarder weegt dan het belang van SAD of anderen bij de verwerking waartegen bezwaar wordt gemaakt.
Recht op wissing (vergetelheid): De SAD is in sommige gevallen verplicht om gegevens te wissen als u daarom vraagt. Bijvoorbeeld als de verwerking is gebaseerd op toestemming en u trekt deze toestemming in. De SAD kan niet altijd aan uw verzoek om wissing voldoen. Soms heeft de SAD bijvoorbeeld een wettelijke plicht om bepaalde informatie te verwerken en kan zij dit niet zomaar verwijderen. Dit zal per geval moeten worden bekeken.
Recht op dataportabiliteit: Als de betrokkene de persoonsgegevens aan de verantwoordelijke heeft verstrekt en de verwerking is gebaseerd op toestemming of op het uitvoeren van een overeenkomst, dan heeft betrokkene recht op deze persoonsgegevens in gestructureerd, veelgebruikt en machine leesbaar formaat te ontvangen, zodat het voor de betrokkene makkelijk is om de gegevens te hergebruiken en door te sturen aan andere organisaties. Het gaat hierbij alleen om digitale gegevens. Papieren dossiers vallen hier dus niet onder.
Intrekken toestemming. Zoals hierboven al genoemd, is in sommige gevallen vooraf toestemming gegeven voor een verwerking. Deze toestemming kan altijd ingetrokken worden. De SAD stopt dan met de verwerking, tenzij dit niet mogelijk is door bijvoorbeeld een wettelijke plicht. Het intrekken van de toestemming kan niet met terugwerkende kracht gebeuren.

Klachten of vragen

Binnen de SAD nemen wij klachten of vragen over privacy altijd serieus. Bij een klacht over privacy geldt de reguliere klachtenprocedure, u kunt deze vinden op de website www.sadwassenaar.nl onder de kopjes SAD en vervolgens klachtenprocedure. Als blijkt dat u met uw klacht niet bij de SAD terecht kunt, vanwege de aard van de klacht of als de afhandeling niet naar tevredenheid is, dan kan kunt u in beroep gaan bij de landelijke en onafhankelijke Commissie van Beroep van Edventure. Ook hierover vindt u op de website meer informatie.

7. Contactgegevens

Stichting Schooladviesdienst Wassenaar

bezoekadres:

Johan de Wittstraat 45
2242 LV Wassenaar

postadres:
Postbus 26
2240 AA Wassenaar

algemeen@sadwassenaar.nl
privacy@sadwassenaar.nl

Functionaris Gegevensbescherming: fg@privacyopschool.nl